La importancia de producir y controlar el presupuesto.

                         

                     La importancia de producir y controlar el presupuesto.

 

 Autor: Reinel Bonora                                                                                          

Actualmente, las empresas han escalado dimensiones inimaginables. Con el apoyo del desarrollo de nuevas tecnologías, hábitos y tendencias en los gustos de la humanidad moderna y la necesidad interminables de mentes capitalistas para aumentar su capital, se han creado nuevos medios y formas de hacer negocios; la actividad que lidera el curso de ambos, los gobiernos y la estabilidad social.

¿Por qué las empresas son la fuerza impulsora de un país?

• Las empresas crean trabajos.
• Los flujos de capital.
• Relaciones Internacionales.
• Apoyo financiero para organizaciones benéficas y la comunidad.
• Etc.

Pero ¿cómo crear un negocio sostenible?

Para crear un negocio sostenible, tendremos que considerar dos cuestiones principales; factores internos y externos.

Interno: los que determinan cómo se distribuyen, definen y asocian los elementos internos y las áreas de la empresa.

• Planificación.
• Control.
• Organización.
• Gestión.

Externo: Aquellos que determinan la relación de la empresa con su entorno de variables, en el campo de acción en el que opera. Ejemplos de factores:

• Económico.
• Social.
• Político.
• Cultural.
• Tecnológico.
• Ambiental.
• Competencia.

En este nuestro trabajo, enfatizaré en la estructura interna; y más específicamente, "El Control Financiero".

¿Qué es un "control financiero"?

El control financiero es el estudio y análisis del desempeño real de una empresa, enfocado desde diferentes perspectivas y tiempos, en comparación con los objetivos, planes de negocios y programas a corto, mediano y largo plazo.

Para tener un mejor control de las finanzas, debemos manejar una herramienta muy importante en cada negocio; "El presupuesto".

¿Qué es "Presupuesto"?

Una estimación de ingresos y gastos por un período de tiempo determinado.

Es una herramienta para decidir qué actividades se elegirán para un período de tiempo futuro. Es el plan para gastar el dinero.

• Costes iniciales.
• Costo fijo.
• Coste variable.

Hay diferentes tipos de presupuestos: 

Presupuestos operacionales

El presupuesto operacional cubre los ingresos y gastos que rodean el negocio principal diario de una empresa. Los ingresos representan ventas de productos y servicios; los gastos definen los costos de los bienes vendidos, así como los gastos generales y administrativos directamente relacionados con la producción de bienes y servicios. Si bien se presupuestan anualmente, los presupuestos de operación generalmente se dividen en periodos de informes más pequeños, como semanal o mensual.

Los gerentes comparan los resultados en curso con el presupuesto a lo largo del año, planificando y ajustando las variaciones en los ingresos.

Presupuesto de flujo de caja

Un presupuesto de flujo de efectivo examina las entradas y salidas de dinero en efectivo en un negocio día a día. Predice la capacidad de una empresa para absorber más dinero del que paga. Los gerentes supervisan los presupuestos de flujo de efectivo para detectar los déficits entre los gastos y las ventas, momentos en los que puede ser necesario financiar para cubrir gastos generales. Los presupuestos de flujo de caja también sugieren ciclos de producción y niveles de inventario para que los recursos de una compañía estén disponibles para la actividad, no para que permanezcan inactivos en los estantes de los almacenes.

Presupuesto financiero

Un presupuesto financiero, describe, cómo una empresa recibe y gasta dinero en una escala corporativa, incluidos los ingresos del negocio principal, más los ingresos y los costos de las inversiones de capital. La gestión de activos tales como propiedades, edificios, inversiones y equipos principales puede tener un efecto significativo en la salud financiera de una empresa, particularmente a través de los picos y valles de las negociaciones diarios. Los gerentes ejecutivos usan los presupuestos financieros para apalancar el financiamiento y valorar a la compañía por fusiones y ofertas públicas de acciones.

Presupuesto estático o fijo

Un presupuesto estático contiene elementos donde los gastos permanecen sin cambios con variaciones en los niveles de ventas. Los gastos generales representan un tipo de presupuesto estático, pero estos presupuestos no se limitan a los gastos generales tradicionales. Algunos departamentos pueden tener una cantidad fija de dinero establecida en el presupuesto para gastar, y les corresponde a los gerentes asegurarse de que dichos montos se gasten sin sobrepasar el presupuesto. Esta condición ocurre rutinariamente en sectores públicos y sin fines de lucro, donde las organizaciones o departamentos se financian en gran parte mediante subvenciones.

  Y se clasifican según:

1. Según el sector en el que se usa.

• Público.
• Privado

2. Según el rango de aplicabilidad en el negocio.

• Operativo o económico
• Financiero (Tesorería y Capital)

3. Según el período cubierto

• Término corto
• Término medio
• A largo plazo

4. Según flexibilidad

• Rígido, Estático, Fijo o Asignado
• Flexible o Variable

Hay muchos enfoques para el presupuesto, y la organización querrá seleccionar el sistema que mejor se adapte a ellos. 

Los factores que determinarán la idoneidad incluyen:

• El tipo y tamaño de la organización
• Tipo de industria
• Tipo de producto y gama de productos
• La cultura de la organización.

Ejemplo: Un hospital opera en un entorno financiero relativamente estable, tiene una proporción muy alta de costos fijos y una gama diversa de actividades.

Los factores para considerar cuando se selecciona un sistema presupuestario adecuado pueden ser:

• Un enfoque incremental puede ser adecuado para todas las actividades de rutina. Las nuevas empresas pueden usar un enfoque basado en cero.
• Los costos fijos pueden necesitar un control cercano y, por lo tanto, puede ser apropiado algún tipo de ABB (Activity Based Budgeting).

La cultura de la organización puede determinar si un estilo de presupuesto participativo o impuesto es más efectivo. Si hay gerentes capacitados en presupuestos y los costos son principalmente controlables, entonces puede ser preferible adoptar un enfoque participativo para empoderar y motivar al personal. Si los costos son principalmente incontrolables, puede ser preferible usar un presupuesto impuesto centralmente controlado.

Principios clave utilizados para producir un presupuesto.

1) Planificación:

La planificación es a largo plazo. El presupuesto es a corto plazo. La planificación y la programación son dos caras de la misma moneda.

2) Investigación:

La investigación implica determinar las necesidades y los recursos nacionales, y las condiciones globales. La planificación para el futuro depende de la información estadística recopilada de diversas fuentes.

3) El saldo del presupuesto:

En general, el presupuesto debe ser equilibrado, y es una indicación de una buena gestión financiera. En el caso de un presupuesto desequilibrado, tarde o temprano debilitará la fortaleza de los inversores o del público.

4) Control:

El monitoreo de los flujos financieros a varios departamentos implica la importancia de controlar el presupuesto.

5) discreción ejecutiva:

Los ejecutivos que ejecutan el presupuesto deben tener un grado de discreción.

6) La responsabilidad ejecutiva:

A los efectos de otorgar fondos, los ejecutivos deben realizar los gastos de provisión y luego presentarlos. La cantidad se puede mover de una cabeza a otra, después de obtener la aprobación del presidente.

7) Clasificación:

El gasto debe clasificarse de manera eficiente en el presupuesto para facilitar su comprensión.

8) Unidad: 

Los diversos gastos estimados en el presupuesto y todos los ingresos se generan en una cantidad, desde donde se cubren todos los gastos.

Ejemplo de planilla de presupuesto de un año

	Presupuesto 1st Enero to 30th Abril	Actual 1st Enero to 30th Abril	Variacion	Variacion %
Apollo gubernamental	21000	23000	2000	9.5
Patrocinio	2500	4000	1500	60
Tarifas de los miembros	3000	2600	400	13
Ingresos del evento	5000	6500	1500	30
Beneficio de los comerciantes	14500	11000	3500	-25
Otros ingresos	300	450	150	50
Anuncios	1500	300	1200	80
Desarrollo del atleta	1500	4000	2500	-166
Cargo bancario	180	400	220	-122
Costo de la competencia	1000	2500	1500	-150
Comité de gestión	180	240	60	-33
Fotocopiado / impresión	420	540	120	-28
Franqueo	650	900	250	-38
Renta	1300	1000	300	23
Reparación / Renovaciones	300	225	75	25
Salarios	18300	18300	0	0
Estacionarios	500	620	120	-24
Fondos de financiación para liga nacionales	1680	0	1680	100
Telefono	1000	1600	600	-60
Ingresos	46300
Ingresos totales	47500
Gasto	28510
Total Gasto	30625
Superávit / Déficit	17790	16875	915	5

  

  Bibliografía 

(Shpak, S. studio). Five Types of Budgets in Managerial Accounting. Online http://smallbusiness.chron.com/five-types-budgets-managerial-accounting-50928.html. Access 16/10/2016

Kaplan Financial. Budgeting. “Online” http://kfknowledgebank.kaplan.co.uk/KFKB/Wiki%20Pages/Budgeting.aspx. Access 16/10/2016